我的專案管理助理

一、我想要解決的問題

這個題目對我來說非常實用，因為我平常在管理事情的時候，最常遇到的問題就是：

專案跟任務本來是分開的，但實際使用時又必須連在一起。

但其實我不會用Notion的資料庫~~哈哈

如果我學會用Line說話，就可以自動化新增我的資料庫，甚至行事曆該有多好。

所以我今天想解決的是：

能不能直接透過 LINE 講一句話，就讓 AI 幫我新增任務、查詢任務、更新任務，並且自動處理 Notion 裡面的專案與任務關聯？

但我照著老師的影片做，居然在一開始的Create就卡關了，一卡就卡了一天，已經連續三天都想整天，卡超久都沒什麼睡，

不會最後還是通過我和AI的協力下，完成一個基礎版的「專案管理助理」。

二、我的中間思路

今天的核心架構是：

LINE 官方帳號
→ n8n
→ AI 判斷使用者意圖
→ Notion 關聯資料庫
→ 回覆 LINE

我依據老師的教學，將這個專案管理助理拆成幾個能力：

Create：建立任務
Read：查詢任務
Update：更新任務
Delete：刪除任務

也就是 CRUD 的概念。

不過這次實作時，我主要完成的是：

• Create
• Read
• Update

Delete 沒有放進主流程，因為刪除資料通常比較敏感，不太適合讓 AI 直接自動判斷。
如果 AI 誤判新增或查詢，頂多是多一筆資料或查錯資料；但如果誤刪，就可能把重要資訊刪掉。

所以 Delete 這次先保留，未來比較適合加上二次確認，例如：

使用者：刪除拿包裹這個任務
助理：你確定要刪除「拿包裹」嗎？請回覆「確認刪除」
使用者：確認刪除
助理：已刪除

三、Notion 資料庫設計

透過一個 LINE 官方帳號，操控兩個以上的關聯資料庫。

所以在 Notion 裡面設計了兩個主要資料庫：

1. 專案資料庫

用來管理不同專案。

| 欄位 | 用途 |
| 專案名稱 | 儲存專案名稱 |
| 任務關聯 | 關聯到任務資料庫 |

2. 任務資料庫

用來管理每一個任務。

| 欄位 | 用途 |
| 任務名稱 | 儲存要做的事情 |
| 日期 | 任務時間 |
| 狀態 | 例如：未開始、完成 |
| 專案 | 關聯到專案資料庫 |

四、雙向關聯資料庫

今天一個很重要的設定是：

專案資料庫
↔
任務資料庫

也就是要在 Notion Relation 欄位裡面打開雙向關聯。

這樣可以做到：

從專案看見底下有哪些任務

也可以做到：

從任務回頭知道自己屬於哪一個專案

這個設定非常重要，因為今天不是單純新增一筆任務，而是要讓任務正確掛到對應的專案底下。

如果沒有雙向關聯，資料雖然可能被寫進 Notion，但專案與任務之間的連動性就不完整。

五、Notion API 連接

老師的課程中有分享到：

Notion API 在右上角 ...
→ 連接
→ 開發人員入口網站

這一步是要讓 n8n 可以操作 Notion 資料庫。

重點是：

• Notion 要先建立 integration
• 資料庫要開放給該 integration 存取
• n8n 才能透過 Notion 節點 Create / Read / Update 資料
• 欄位通常要確認 property name 或 ID
• 關聯欄位需要處理 Relation ID

如果這邊沒有設定好，n8n 可能會找不到資料庫，或是無法讀取、建立、更新 Notion 裡面的欄位。

六、整體 n8n 流程

這次的 n8n 流程大致是：

Webhook
→ clean
→ decider user intent
→ Get project name
→ Code in JavaScript
→ Switch
→ Create / Read / Update 分流
→ Notion
→ HTTP Request 回覆 LINE

每個節點的角色大概如下：

| 節點 | 功能 |
| Webhook | 接收 LINE 傳進來的訊息 |
| clean | 整理使用者輸入 |
| decider user intent | 判斷使用者想新增、查詢還是更新 |
| Get project name | 取得 Notion 專案資料 |
| Code in JavaScript | 整理資料格式 |
| Switch | 根據意圖分流 |
| Notion | 建立、讀取、更新資料 |
| HTTP Request | 把結果回傳到 LINE |

其中最關鍵的是：

decider user intent

它就像專案管理助理的大腦，負責判斷使用者現在到底想做什麼。

例如：

使用者說：後天中午十二點跟表妹去竹北吃飯
→ 判斷為 Create

使用者說：幫我看一下有什麼行程
→ 判斷為 Read

使用者說：我已經完成拿包裹了
→ 判斷為 Update

七、AI 節點角色：Cleaner、Decider、Producer

今天我也把 AI 節點拆成不同角色來思考：

Cleaner
Decider
Producer

| 角色 | 功能 |
| Cleaner | 整理使用者輸入，把自然語言清理成比較好處理的格式 |
| Decider | 判斷使用者意圖，例如 Create / Read / Update |
| Producer | 產生 Notion 需要的欄位資料，或產生要回覆使用者的內容 |

套用到今天的專案管理助理：

• Cleaner：先把使用者的自然語言整理乾淨
• Decider：判斷這句話是新增、查詢還是更新
• Producer：產生任務名稱、日期、狀態、專案分類與 LINE 回覆內容

這樣拆開後，整個流程會比較清楚，不會全部塞在同一個 AI 節點裡。

八、Create：建立任務

使用情境

使用者在 LINE 輸入一段自然語言，例如：

後天中午十二點跟表妹去竹北吃飯

專案管理助理會判斷這是一個要新增的任務，接著整理出：

• 日期
• 任務名稱
• 專案
• 狀態

其中「專案」是由 AI 自動判斷要歸到哪一個專案。

例如這類生活行程，就會自動被歸類到：

日常生活

Create 流程

Webhook
→ clean
→ decider user intent
→ Get project name
→ Code in JavaScript
→ Switch 判斷為 Create
→ AI 整理任務資料
→ Create a database page
→ HTTP Request 回覆 LINE

回覆結果

LINE 回覆會顯示：

建立成功
今天又推進了一小步，很穩。

並回傳任務資訊：

| 欄位 | 內容 |
| 日期 | 2026-07-31 |
| 任務名稱 | 在竹北和表妹吃午餐 |
| 專案 | 日常生活 |
| 狀態 | 未開始 |

這邊最有感的是，使用者不用打開 Notion，也不用自己選欄位。
只要用 LINE 講一句話，n8n 就會幫我把自然語言轉成一筆結構化任務，並且寫進 Notion 的關聯資料庫。

九、Read：查詢任務

Read 的重點是從 Notion 裡面讀取符合條件的任務。

課程中老師有分享到：

Read
→ Get many database page
→ 讀取不同天任務
→ return All
→ 完成以外的任務
→ Filter

也就是查詢時不是只抓一筆，而是抓符合條件的多筆任務。

Read 流程

Webhook
→ clean
→ decider user intent
→ Switch 判斷為 Read
→ Get many database pages
→ Filter 篩選任務
→ Code in JavaScript 整理資料
→ HTTP Request 回覆 LINE

查詢重點

查詢時可以依照條件篩選，例如：

• 指定日期
• 指定專案
• 未完成任務
• 某一段時間內的任務

LINE 回覆時，我用卡片方式整理任務內容，包含：

• 任務名稱
• 專案
• 日期
• 狀態

這讓查詢結果不只是冷冰冰的資料，而比較像是真的有一位助理幫我整理好今天或近期要處理的事情。

十、Update：更新任務

Update 跟 Create 最大的不同是：

要更新一筆任務之前，必須先知道那一筆任務的 ID。

所以不能直接更新，而是要先查詢、比對，再更新。

Update
→ Get many database page
→ 要先知道 ID
→ return All
→ Filter（Build Manually）
→ Any Filter
→ Filters
→ Property Name or ID
→ 狀態 do not equal 完成

使用情境

使用者輸入：

我已經完成拿包裹了

這筆「拿包裹」任務原本已經存在於 Notion 裡。
專案管理助理會先找到對應任務，再把狀態更新成：

完成

Update 流程

Webhook
→ clean
→ decider user intent
→ Switch 判斷為 Update
→ Get many database pages
→ Filter 找到對應任務
→ 取得任務 ID
→ Update a database page
→ HTTP Request 回覆 LINE

回覆結果

LINE 回覆：

更新成功
阿力，任務資訊已經幫你更新好了。

更新資訊包含：

| 欄位 | 內容 |
| 任務名稱 | 拿包裹 |
| 狀態 | 完成 |
| 日期 | 7/29（三）16:00 |
| 專案 | 日常生活 |

這邊的感覺是，專案管理助理不只是幫我新增任務，也能幫我把事情收尾。

十一、Filter 條件：All Filter 與 Any Filter

今天筆記裡面也特別記了 Filter 的觀念。

All Filter

All Filter
→ 全都要符合

也就是所有條件都成立，資料才會被抓出來。

適合用在比較精準的查詢，例如：

• 日期要符合
• 狀態不能是完成
• 專案也要符合

Any Filter

Any Filter
→ 只要符合其中之一

也就是只要符合其中一個條件，就可以被抓出來。

適合用在比較寬鬆的比對，例如：

• 任務名稱可能有部分關鍵字
• 使用者講法不一定完全一致
• 只要有一個欄位符合就先抓出來

這次在 Read 跟 Update 的流程中，Filter 很重要。
因為如果條件設錯，就會發生：

• 查不到資料
• 查到太多資料
• 更新錯任務
• 已完成的任務又被撈出來

所以 Filter 就像專案管理助理的「篩選眼鏡」，戴錯度數就會看錯任務。

十二、日期 Filter 的踩坑

今天還有一個很重要的補充是日期 Filter

On or Before
{{ $now.endOf('day').toISO() }}

意思是抓今天結束前的資料，也就是今天 23:59 前。

這裡有一個坑：

n8n 與 Notion 的日期判斷不同

例如：

Notion 裡面看起來是 7/29 整天
但 n8n 可能會用 7/29 00:00 來判斷

所以如果只用一般日期，很可能會漏掉當天資料。
因此要用：

{{ $now.endOf('day').toISO() }}

把時間推到今天最後一刻，才比較符合「今天整天」的直覺。

十三、Delete：這次先不做

CRUD 裡面雖然有 Delete，但永遠用不到

Delete
→ 通常不會用，由人來決定

我覺得這個判斷很重要。

因為刪除資料是不可逆或高風險操作，不適合讓 AI 在沒有確認的情況下直接執行。

所以 Delete 這次我沒有放進主流程，而是先保留給未來加上確認機制。

未來可以設計成：

使用者：刪除拿包裹這個任務
助理：你確定要刪除「拿包裹」嗎？請回覆「確認刪除」
使用者：確認刪除
助理：已刪除

這樣會比直接刪除安全很多。

十四、最後完成的成果

今天最後完成的成果是：

透過一個 LINE 官方帳號，操控 Notion 裡兩個以上的關聯資料庫。

目前可以做到：

| 功能 | 狀態 |
| 用 LINE 新增任務 | 完成 |
| AI 自動判斷任務所屬專案 | 完成 |
| 寫入 Notion 任務資料庫 | 完成 |
| 關聯 Notion 專案資料庫 | 完成 |
| 打開專案與任務雙向關聯 | 完成 |
| 查詢指定條件任務 | 完成 |
| 查詢未完成任務 | 完成 |
| 更新任務狀態 | 完成 |
| 將任務改為完成 | 完成 |
| 用卡片方式回覆 LINE | 完成 |

這個作業完成後，我覺得專案管理助理已經有雛形了。
它不只是單純記錄待辦事項，而是可以把「人講的話」轉成「Notion 裡有結構的任務資料」。

十五、我的小結

今天這個作業讓我感覺到，n8n 真正強的地方不是單一節點，而是把很多服務串成一個工作流。
還要判斷許多節點的關係 ，非常多要考量的因素

這次我把：

LINE
＋ AI
＋ n8n
＋ Notion
＋ 關聯資料庫

串在一起，讓使用者不用打開 Notion，只要在 LINE 裡面講話，就可以完成新增、查詢、更新任務。

這對我來說是一個很重要的里程碑，因為它代表：

AI 不只是聊天工具，而是可以變成我日常工作流裡真正的操作介面。

今天的專案管理助理還只是第一版，但已經可以看到未來的延伸方向：

• 加入刪除前確認
• 加入任務提醒
• 加入每週專案進度摘要
• 加入不同專案的優先順序
• 加入任務逾期提醒
• 加入更漂亮的 Flex Message 卡片

這次作業算是幫我打開一個想像：
沒人可以幫我的時候，就靠著AI一步一步陪著我死磕完成的。

這就是我今天完成的論壇里程碑：

用一個 LINE 官方帳號，操控兩個以上的 Notion 關聯資料庫，打造我的專案管理助理。

接下來要繼續打造我自己的社群的系統