1.發想:

我一開始做這個流程，是想把生活中大大小小的事情整理到同一個地方。除了工作，平常還有很多想做、需要處理，或是要等別人回覆的事情。如果全部放在同一張待辦清單裡，雖然都有記下來，但看著一長串內容，還是很難決定現在到底該先做哪一件。
所以我原本的想法，是把事情分成幾種清單：執行清單放可以直接開始做的事；追蹤清單放還在等回覆、需要持續關注的事；專案清單則整理需要分成好幾個步驟才能完成的事情。另外，也想把工作相關的事項整理出來，方便切換情境時查看。
例如「準備一份教材」和「等對方確認時間」，雖然都還沒完成，但需要採取的動作就不一樣。
前者要安排時間去做，後者可能只需要在適當的時候追問。如果全部混在一起，很容易每次打開清單，都得重新想一遍這件事現在進行到哪裡。
這個版本是用 Notion 存放待辦，再透過 LINE 跟 Agent Lily 對話。想到事情時，可以先用訊息告訴它，讓它協助整理任務內容、分類、預計需要的時間和截止日期，確認後再寫進 Notion。對我來說，用 LINE 當入口比較順手，有事情可以先記下來，之後再慢慢整理。

2.代辦事項加入

我也希望這些清單能定時提醒我。因為把事情記進 Notion 之後，如果沒有再打開來看，它其實就只是被放在那裡而已 😂
目前流程裡有針對未安排的待辦、接近截止日但還沒完成的任務，以及項目清單做定時提醒，透過 LINE 把需要注意的事情拉回眼前。至於追蹤清單、工作相關清單，我也希望之後能依照各自的用途調整提醒方式。像等別人回覆的事情，可能隔幾天提醒一次就好；快到期限的任務，提醒的時間就需要更積極一點。如果全部用同一種頻率一直通知，久了應該也會直接忽略。

3.實際結合

另外一個我很想做的部分，是把待辦跟行事曆接起來。
以前想到行事曆，比較直覺會拿來放上課、開會、約時間這些已經確定的行程。但待辦事項其實也需要占用時間。例如準備教材可能需要一個小時，整理資料可能需要半個小時，這些事情如果只有寫在清單上，就還沒有真正替它們留出時間。
所以這個流程也有串接 Google Calendar，可以查詢原本的行程，再協助把 Notion 裡的待辦安排到合適的時段。這樣看行事曆時，除了知道接下來有哪些約定，也能看到自己打算什麼時候處理哪些事情。
這裡我覺得很有意思的一點是，「截止日期」跟「安排去做的時間」其實是兩回事。星期五以前要完成的事，可能星期二就要開始做。如果只記截止日，到了星期五才看到提醒，可能就已經很趕了。我想透過這個流程，把中間那段需要執行的時間也安排進去。

4.學習

做這個的過程，也讓我重新想了一下自己到底想怎麼管理事情。原本只是想做一個可以幫忙記待辦的助理，後來才發現，記錄、分類、追蹤和安排時間，每一段都還有很多細節要考慮。光是「還沒做」這件事，就可能是還沒排時間、正在等人回覆，或是前面的步驟還没完成，不能全部當成同一種狀態。

5.從需求出發到實行

我想要的使用方式還是很單純：想到事情時，能從 LINE 記下來；需要整理時，在 Notion 找得到；要安排接下來幾天時，能在行事曆看見自己的時間。
目前還有可以慢慢調整的地方，尤其是清單怎麼分、提醒多久一次，以及每天到底適合安排多少事情。它成為我平常真的會用的工具，幫我少花一點時間反覆整理，多留一點時間把事情做完。