一、專案背景與動機

我想解決的問題

一直以來，我常有很多想完成的目標、想嘗試的新事物，但卻不善於以分出輕重緩急、找出當前最值得專注的目標並好好完成，最後變成每件事都想做、很多事都擠在一起，卻沒有一件是真正做好。
因此，我希望自己有一個 AI 時間管理小助手，像一位個人秘書一樣（如許多電視劇總裁都會有的秘書助理角色😎），協助我安排行程、確認什麼時候有活動，並提醒我要做的事，還有對安排其他活動、出去玩、放鬆休息的時間等給予建議。

• 我理想中的 AI 小助理：

情境一｜查詢近期行程

我：「下週和下下週有什麼重要的事？」

AI：整理近期已記錄的考試、報告、活動與截止日期。

情境二｜評估是否適合增加新活動

我：「我最近想學鉤針，還有時間嗎？」

AI：根據目前的行程與學習負擔，分析是否適合安排新的興趣，並提供建議。

情境三｜面對繁重的待辦事項

我：「最近好多事情還沒做，報告、簡報、考試、作業都擠在一起……」

AI：協助整理待辦事項、分析時間安排，並建議可以優先完成的任務。

我也希望他除了當我的時間管理助理外，在我被很多事追著跑時，能給我一些鼓勵與建議，帶我安排慢慢地把事情一件件地做完，並提醒我不要掉入「非 1 即 0 」的陷阱中。

二、做法與結果

目前達成的3 個功能

• 查詢：「我今天要做什麼？」→ 列出日曆行程。
• 分析：「我今天還能讀書一小時嗎？」→ 找出可安排的時段，並考慮休息時間。
• 新增：「幫我安排今天 15:00–16:00 讀機率論。」→ 確認沒有衝突後新增行程。

至於作業截止日期、考試倒數、鉤針等休閒專案和每天主動提醒，則還沒有加入。尤其是 AI 必須先有可靠的作業與考試資料來源，或許可以連到 notioin 上，不過我還沒有實作出來。

成品的工作流程截圖 （圖一）

小助理運作示範截圖

1. ✅ 詢問今、明兩天有什麼行程 （圖二）
2. ✅ 詢問是否還可以安排讀書時間？並幫我添加進行事曆中 （圖三）
3. ✅ 判斷行程衝突，並給予建議（圖四）

過程中遇到的問題

1. AI 的回覆不符合期待

在測試過程中，我發現 AI 有時會給出過長的回覆，或是使用太制式的語氣，與我想要的自然、親切的助理形象不一，且在 LINE 上閱讀時，如果訊息太長、段落不清楚，就很難快速找到真正需要的資訊。
因此我透過調整 system prompt，針對 AI 的角色、語氣還有訊息長度及排版設定規則。
不過我發現即使加入了這些規則，AI 的回覆也不是每一次都是最理想的狀況。

2. System prompt 越寫越長

隨著想增加的功能越來越多，我也不斷在 System Prompt 中補充新的規則，但後來想說：「我的 system 會不會太長啊？不知道會不會有什麼問題？」於是就問了 AI ，發現會有影響！

因為很好奇我的 system prompt 到底有多長，所以就放到 word 中看字數，發現真的很長！共有4012個字🙀。後來嘗試的解法是→ 使用 system prompt, tool description, parameter description 三者搭配。
不過因為在 system prompt 中還是要描述 AI Agent 有的功能，所以最終版的 prompt 字數還是不少 🤔

• 註：system prompt v.s. tool description 小整理

tool description: 告訴 AI 這個工具可以做什麼？什麼時候用？用的時候要注意什麼？

目前仍待改善的部分

• 縮短回應時間：部分操作需要等待較長時間，希望進一步改善整體執行效率。
• 改善對話自然度：目前偶爾仍會出現較制式的回答，希望能讓互動更接近自然對話。
• 擴充日曆管理功能：讓 AI 能依照活動性質，將任務新增至不同日曆。
• 增加主動提醒功能：希望未來能在重要活動或截止日期前主動提醒。
• 提升個人化程度：讓使用者能依照自己的需求調整助理的回覆風格和時間安排原則。

結語

雖然目前的成果還在非常的初步階段，有許多細節的部分要去學習、雕琢。但我覺得這次的學習，讓我更清楚的意識到了自己使用 AI 的一些問題：

我會不滿意AI給的結果，但我腦中又沒有一個「清楚的藍圖」，所以只會覺得AI給得東西不是我要的，但好像又說不清楚自己要的是什麼…🤔

所以希望自己未來能慢慢地訓練、學習與累積，讓腦中的想法更具體，並讓 AI 幫助我美夢成真！💫

附件

除了畫面截圖外，還有我設定的 system prompt 完整內容。